¿Cómo se cocina eso del home office?

He visto en redes sociales un montón de quejas y preocupaciones de personas que usualmente trabajan en una oficina y, que ahora, por las medidas de prevención para disminuir contagios de COVID-19, tienen que hacer home office; así que pensé en revivir mi blog para compartir las cosas que yo he aprendido de mi privilegio de trabajar en casa en los últimos tres años. 

Creo que no existe receta perfecta e infalible para trabajar desde casa sin procrastinar más de lo que procrastinamos en la oficina. Si a caso existen ingredientes que a algunas personas nos gustan y funcionan y a otras no. Les comparto la receta que he aprendido a preparar en tres años, siéntanse con la confianza de utilizar los ingredientes a su gusto.

Primero que nada creo que es importante quitarnos de la cabeza la idea romántica de que cuando estamos en la oficina somos mucho más productivos y no tenemos distracciones.  Es una falacia que alguien trabaja 8 horas (o 4 y 4, antes y después de comer) de corrido sin perder un sólo minuto. Nuestro cerebro necesita breaks de vez en cuando para ser más productivo y/o para poder saltar entre un tema y otro. Muchas veces nuestros rituales de oficina implican primero prepararnos café, saludar a los demás y charlar unos minutos; en casa este tiempo puede ser usado para lavar nuestros trastes del desayuno o dejar listo un poco de yogur con fruta para media mañana. Mantengamos en la cabeza que somos personas y no máquinas.

• Todos los días me levanto temprano, entre 6 y 6:30 de la mañana (a veces antes) y salgo a correr. Por ahora todavía salgo, si en algún momento debo dejar de hacerlo cambiaré a hacer una rutina de ejercicios de fuerza, yoga y estiramientos en casa. Si hacer ejercicio por la mañana no es lo suyo, quizás podrían salir a caminar 20 o 30 minutos mientras esto no sea un riesgo para su salud o hacer algunos ejercicios de respiración y/o meditación.
• Después de hacer ejercicio desayuno y me doy un baño. Según cómo se vea mi día a veces me baño mientras Gerardo prepara el desayuno, otras veces preparamos entre los dos y me baño después de desayunar y hay otras en las que me toca a mí preparar mientras él se baña. Nosotros nos coordinamos para que quien tenga un día pesado por delante o una llamada o deadline temprano pueda apoyarse en el otro.
  Los días que no hago ejercicio, por la razón que sea, igual me doy un baño y desayuno antes de ponerme a trabajar.  
• A mí me gusta trabajar con ropa cómoda, por lo general traigo unos jeans y playera y si tengo alguna video-llamada me pongo una blusa un poco más formal para la llamada y luego me regreso a mi ropa cómoda. Sé que hay gente al a que le funciona vestirse  y arreglarse como si fuera a una oficina. Creo que esta es una decisión súper personal, lo importante es quitarte la pijama y con eso ayudarle a tu mente a separar la vida en casa del trabajo.
• Con el tiempo he aprendido a separar los espacios y tiempos de mi vida personal de los espacios y tiempos de mi vida laboral:
• Tengo una oficina en casa con un escritorio y una silla diseñada para personas que pasan muchas horas sentadas. Antes trabajaba en el comedor de mi departamento, es importante ubicar un espacio donde nos sintamos cómodos, que tenga buena iluminación y donde no haya tantos distractores (como una ventana, una televisión que alguien más va a usar, etc.). 
• Cuando ya decidimos cuál es nuestro espacio de trabajo, lo que sigue es poner ahí todas las cosas que necesitamos para trabajar: computadora, audífonos, libretas, plumas, cargadores y extensiones, etc. Si nos tomamos 5 minutos antes de empezar a trabajar para tener todas nuestras cosas en nuestro espacio de trabajo, evitaremos pararnos un montón de veces para ir por algo. Yo me llevo un termo con 1L de agua para no pararme mil veces a llenar mi vaso.
• Tengo un horario para empezar y terminar de trabajar que es flexible y varía según mis pendientes y deadlines, dentro de esos horarios me doy un tiempo para comer -y muchas veces preparar comida- y para tomar descansos. A mí me parece que esto es básico pero no es tan obvio: Trabajar de casa no significa que ahora trabajas todo el día, significa que te ahorras tiempos de traslados y que puedes -en tus breaks- descansar un poco, meter una lavadora, prepararte un snack o hacer algo en casa que desde la oficina no podrías.
• Evito desayunar, comer o cenar mientras veo pendientes o trabajo. Yo considero que comer frente a la computadora va en detrimento de mi calidad de vida y sólo lo hago cuando sale un bomberazo o un imprevisto. Por lo general tampoco contesto mensajes o llamadas de trabajo en mis tiempos de comidas o ejercicio, dejo mi celular en el escritorio o fuera de mi vista, tampoco lo llevo conmigo cuando salgo a trotar. Esto también es flexible, si sé que estoy esperando información importante o que necesito estar pendiente para algo urgente sí lo tengo cerca (la verdad es que me pasa pocas veces).
• Cuando Gerardo trabaja de casa también, trabajamos en espacios separados y evitamos interrumpirnos. Por lo general el que se levanta primero a prepararse una colación o café le ofrece y prepara una al otro, ahí platicamos un poco y cuidamos que no sea más de 5 o 10 minutos. Nosotros nos ponemos de acuerdo en la mañana para ver quién se va a encargar de hacer de comer y ambos planeamos nuestro día para que nuestra hora de comida coincida. Es súper importante que si hay más gente en casa le hagamos saber cómo vamos a organizar nuestros horarios, cómo nos vamos a coordinar para repartir las tareas del hogar y que respetemos los espacios y tiempos de las otras personas.
• Al iniciar la semana, hago una lista de cosas que deben resolverse esta semana y algunas veces hasta les asigno tiempo durante la semana. Esto lo empecé a hacer cuando estudiaba para mis exámenes finales en la maestría: asignaba en mi calendario espacios de tres horas para estudiar una materia o para avanzar en alguno de mis trabajos finales y, también, calendarizaba mis descansos para cambiar de tema. Me ahorraba muchísimo tiempo en pensar y decidir a qué le iba dedicar tiempo cada día. Ahora no lo hago de forma tan metódica pero sí uso mi lista de pendientes y me pongo metas personales para terminarlos en cierto tiempo.
• En temas de listas, nosotros hacemos una lista de comidas de la semana con la que construimos nuestra lista de súper. El hecho de hacer estas listas nos ayuda a no perder tiempo en pensar y decidir qué se va a preparar cada día y ayuda a que tengamos los ingredientes necesarios en casa para evitar salir a comprar cosas el mero día.
• A mí me gusta trabajar con música y la música varía según el tipo de trabajo que haga, la concentración que necesite o mi estado de ánimo. A veces cuando estoy estresada la música me estroba y la apago, otras veces la música me ayuda a concentrarme.
• En mi equipo usamos algunas herramientas digitales que nos hacen el trabajo colaborativo a distancia mucho más fácil. Existe muchísimas herramientas, creo que nosotros usamos cosas súper básicas.
• Zoom para llamadas y videollamadas. Hemos probado Google Hangouts y Skype para negocios y normal y la que mejor nos funcionó fue esa. Nosotros pagamos una cuenta premium porque es nuestro medio de comunicación más utilizado, duramos un año con la versión gratuita y nos fue súper bien.
• Google Drive para tener carpetas compartidas de los proyectos y asegurarnos de que todos tenemos la información más actualizada a la mano. Para sacarle mejor provecho a esta herramienta es necesario instalar la aplicación en tu computadora y acostumbrarte a guardar todos los archivos dentro de las carpetas compartidas. Esto también te ayuda a que si estás lejos de tu computadora y necesitas algo lo puedes acceder desde tu celular, o cualquier buscador con acceso a Internet.
• Google Docs, Sheets y Slides para tener documentos de trabajo en los cuales puede trabajar más de una persona al mismo tiempo y donde se pueden dejar comentarios a los demás. Con esto nos evitamos tener un montón de archivos con correcciones sin saber cual es la versión final, todos tenemos la última versión siempre. Las revisiones de documentos también son más fáciles, podemos dejarnos comentarios o preguntas específicas en secciones y podemos complementar lo que alguien escribe.
• Estoy consciente de que no todos los días soy tan productiva, de que hay temas en los que me cuesta más trabajo concentrarme y que hay cosas que en verdad me dan mucha flojera. A mí me sirve muchísimo ser flexible y no generarme estrés innecesario porque las cosas no salen como las había planeado. Busco ponerme metas de concentrarme sin distracciones que a veces son de 1 o 2 horas y otras de 30 minutos según el ritmo de trabajo que traiga. He aprendido a identificar en qué momento del día me puedo concentrar mejor y aprovecho para en esos espacios hacer las tareas que requieren que mi mente esté más lúcida. 
• Los días que tengo poco trabajo o que no puedo avanzar en algo porque estoy en espera de información de alguien más, utilizo el tiempo que normalmente se lo dedico al trabajo en hacer tareas del hogar o pendientes personales. En mi chamba el flujo de trabajo varía según los proyectos que tenemos corriendo, así que he aprendido a trabajar por objetivos y no por "hora nalga". No hay ninguna necesidad de sentarte frente a la computadora 8 horas si sólo tienes trabajo para 4 o 5, trabajar de casa te permite usar mejor tu tiempo.
• Por lo general tengo los grupos de WhatsApp silenciados para evitar distracciones y busco cerrar redes sociales en los espacios en los que quiero concentrarme. De paso, como mi teléfono siempre está en silencio, tampoco me distrae.
• Activamente le doy prioridad a mi trabajo por encima de las tareas del hogar en mi horario laboral. Una de las formas más fáciles de procrastinar al trabajar en casa es con tareas de casa. Me parece que no es una tarea fácil, a mí me funcionó estar muy consciente de esto para priorizar mi trabajo. En mis descansos algunas veces sí avanzo en tareas del hogar, si necesito analizar una situación a veces aprovecho para doblar ropa o hacer algo manual que me ayude a distraer un poco la mente y a que empiecen a fluir las ideas. 
• Me desconecto por completo de los temas del trabajo cuando se acaba mi horario laboral. Yo cierro computadora y los pendientes se quedan ahí, he trabajado mucho por separar los temas laborales de los temas de mi casa. Ya que acabé de trabajar por el día busco hacer una actividad distinta: pasar tiempo con Gerardo y Otto, leer, ver un capítulo de algo y/o hasta hacer una sesión de estiramientos (independientemente de si hice ejercicio en la mañana o no).

Cada paladar es distinto y cada persona funciona de forma diferente. Ésta es una de las cosas más valiosas que he aprendido: lo que les sirve a otros a veces no me sirve a mí y la mejor manera de identificar qué me funciona es a prueba y error. Al igual que en la cocina, echas ingredientes, pruebas lo que estás preparando, añades más de algunas cosas y les metes tu toque final.